Dịch vụ đón tiếp:
Dịch vụ đón tiếp là rất quan trọng, biểu lộ thiện cảm của chủ hội nghị với khách mời nhất là khách quan trọng (VIP). Vì vậy, công việc đón tiếp phải được chuẩn bị chu đáo. Khi khách đến hội nghị, công ty có thể cử nhân viên của mình phối hợp với nhân viên của bên cho thuê địa điểm tổ chức đứng ở tiền sản để chào đón khách và chỉ dẫn cho khách tới phòng chờ và phục vụ đồ ăn nhẹ. Những nhân viên đón tiếp này phải thật thân thiện và luôn nở nụ cười trên môi. Với những khách VIP, yêu cầu đón tiếp cao hơn, có thể phải đích thân đại diện bên chủ sự kiện ra đón tiếp. Một điều lưu ý là công ty nên đặt biển chỉ dẫn ghi rõ toà nhà và phòng diễn ra hội nghị kèm theo sơ đồ toà nhà đặt ở bãi gửi xe để khách đến tham dự dễ dàng tìm đến được nơi diễn ra hội nghị trong trường hợp khách sạn hay địa điểm tổ chức hội nghị có nhiều toà nhà khác nhau.
Dịch vụ vận chuyển:
Nếu địa điểm tổ chức ở Hà Nội thì thường khách mời tự đến. Khách hàng chỉ có nhu cầu thuê dịch vụ vận chuyển đối với những khách VIP như đại diện cơ quan nhà nước, đối tác làm ăn. Xe phục vụ đối tượng khách này thường là xe 4 chỗ ngồi loại sang trọng để thể hiện sự tôn trọng khách và đảm bảo an toàn. Lái xe phải ăn mặc và cư xử lịch sự, thái độ niềm nở. Trên xe để một số quyển tạp chí, báo như: Tiền phong, Nhân dân, Thời báo kinh tế và có thể là cả tạp chí nội bộ của công ty sở hữu sự kiện… để khách đọc trên quãng đường tới hội nghị. Nếu địa điểm tổ chức không ở Hà Nội thì công ty sẽ đảm nhận việc đưa đón khách tới điểm tổ chức hội nghị. Công ty nên thuê xe 45 chỗ loại chất lượng cao như Euro Space, Euro Town….đón khách theo cụm tại địa điểm thống nhất theo thời gian đã xác định trước. Bên ngoài xe có treo băng rôn in hình logo, tên của công ty cùng tên hội nghị. Đoàn xe sẽ nối đuôi nhau đi, như vậy sẽ có tác dụng khuếch trương hình ảnh rất nhiều. Công ty phải lưu ý lái xe mang xe đến điểm tập kết trước 30 phút để kiểm tra chất lượng của xe cùng một số trang thiết bị cần thiết trên xe. Bên cạnh đó, lịch trình phục vụ của xe cho hội nghị được thể hiện chi tiết, không chỉ có việc đưa đón khách mà phục vụ cả việc di chuyển trong hội nghị.
