Sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng rất quan trọng vì mang hình ảnh của công ty doanh nghiệp đến với đối tác. Và một buổi hội nghị cần rất nhiều thứ. Từ việc lên kế hoạch tổ chức, lựa chọn địa điểm tổ chức, viết kịch bản cho buổi hội nghị và dự trù kinh phí. Điều quan trọng nhất là bạn phải biết dự trù kinh phí , phải biết tính toán kỹ lưỡng làm sao do công tác chuẩn bị không xảy ra sai sót hay phát sinh những phí không đáng có. Theo dõi bài viết để nắm bắt những thông tin cần lưu ý sau đây nhé.
Thuê địa điểm tổ chức
Khi muốn thuê địa điểm thì trước hết doanh nghiệp cần có danh sách về số lượng khách mời, để tiến hành bước thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng.
Hội nghị khách hàng tại nhà hàng Metropole
Xác định quy mô của sự kiện ví dụ với số lượng khách mời dưới 100 người thường sẽ là những cuộc họp mặt chuyên môn, chia sẻ học thuật, kiến thức, kinh nghiệm. Có rất nhiều địa điểm đáp ứng được với quy mô này, bạn không cần đắn đo quá, với số lượng như vậy thì mức chi tiêu và khâu tổ chức sẽ không quá phức tạp. Nếu khách mời đông bạn nên cân nhắc kỹ và chọn địa điểm phù hợp, không gian sang trọng và thoáng, không gây ra trường hợp khách mời bị ngộp hay chật chội khi dự sự kiện.
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Với những cuộc hội nghị như vậy thì nên chọn ra những địa điểm uy tín và chất lượng để đảm bảo buổi hội thảo được diễn ra suôn sẻ và hoàn mỹ. Với đội ngũ chuyên nghiệp của các trung tâm hội nghị sẽ đem đến dịch vụ tốt cho doanh nghiệp của bạn, mang hình ảnh tin cậy của công ty đến với đối tác, khách hàng, nhân viên.
Khách hàng có thể tiến hành tham khảo. Và lựa chọn dự trù một mức kinh phí tổ chức hội nghị phù hợp cho đơn vị của mình.
>> Xem thêm: Tổ chức hội nghị cho khách hàng tại Trung tâm hội nghị & tiệc cưới Metropole
Thiết bị hỗ trợ
Tuỳ thuộc vào tính chất của hội thảo, mà doanh nghiệp cần yêu cầu địa điểm tổ chức hỗ trợ các thiết bị về âm thanh, ánh sáng giúp cho chương trình hoàn thiện. Backdrop, hệ thống chiếu sân khấu, loa, màn hình, micro, máy chiếu,… Cách trang trí tiệc hội nghị và sân khấu tạo nên sự trang trọng, mang màu sắc riêng cho chương trình bạn mong muốn.
Không gian hội nghị khách hàng tại trung tâm tổ chức sự kiện Metropole
Thông thường công ty sẽ ít lựa chọn tự túc những công việc này nếu không có sẵn. Họ thường sẽ cân nhắc đến những địa điểm tổ chức có hỗ trợ dịch vụ trọn gói cho hội thảo để giảm chi phí và không có phát sinh. Với cả chọn trong gói dịch vụ sẽ bớt được những khâu công việc lằng nhằng không đáng có. Thay vào đó có thể tập trung tốt hơn cho công việc và phần nội dung của buổi hội thảo.
Đội ngũ nhân sự tổ chức
Con người luôn đóng yếu tố và vai trò quan trong trong bất kỳ lĩnh vực nào. Kết quả có tốt hay không là do quá trình chúng ta thực hiện. Đó là lý do mà ta nên chọn những ekip chuyên nghiệp, để có đủ năng lực đáp ứng được những yêu cầu cũng như mong muốn của bạn trong cuộc hội nghị. Thường tại trung tâm hội nghị tiệc cưới sẽ luôn có những đội ngũ giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao trong tổ chức hội nghị dành cho khách hàng. Mỗi ban và mỗi bộ phận sẽ làm việc ăn ý với nhau, đảm bảo tiến độ và chất lượng cho chương trình hội thảo được diễn ra suôn sẻ.
Vai trò của người MC và diễn giả tại chương trình, người đảm nhận trọng trách dẫn dắt và điều hành trực tiếp sự kiện. Lên kịch bản nội dung phù hợp cho hội thảo, cập nhật thông tin và concept công ty hay doanh nghiệp phù hợp với hội nghị và đối tác tham dự.
>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị khách hàng nhiều hơn
Tiệc trà
Thực đơn tiệc trà cho sự kiện
Chăm sóc khách mời và đối tác là điều lưu ý quan trọng khi bạn muốn tổ chức sự kiện. Khách mời chính là điều cốt yếu nhất trong buổi hội nghị của bạn. Và tiệc trà là yêu cầu cần có, đó là sự thể hiện lòng quan tâm của công ty đến đối tác. Lưu ý những kinh nghiệm rằng tiệc trà không cần bạn bỏ một khoản chi phí cao ngất ngưỡng cho nó. Mà chỉ cần lưu ý sao cho phù hợp với hình ảnh công ty, và loại sự kiện, dù sao chi phí phù hợp vẫn quan trọng nhất phải không nào. Thông thường những trung tâm hội nghị sẽ giúp bạn chuẩn bị những món ăn và đồ uống phù hợp và mức giá họ đưa ra có sẵn trong gói sự kiện. Bạn nên chọn những món ăn nhẹ nhàng, thanh đạm và có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng để đảm bảo sự ngon miệng, dinh dưỡng cũng như sức khỏe cho thực khách.
Hy vọng những thông tin lưu ý, chia sẻ kinh nghiệm trên giúp bạn tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng thành công, tốt đẹp.
