Tổ chức hội nghị hội thảo hiện nay rất phổ biến ở các công ty, bởi vì thông qua buổi hội nghị, hội thảo này doanh nghiệp sẽ tiến hành kết nối, chia sẻ với đông đảo quan khách tham gia. Do đó, để tổ chức bất kỳ cuộc hội thảo, hội nghị nào, bạn cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết. Vậy tổ chức hội thảo như thế nào để đem lại hiệu quả và bật mí cho bạn một số trung tâm hội nghị quận Tân Bình có chất lượng dịch vụ và đội ngũ nhân viên tốt nhất.
Lên ý tưởng và chủ đề cho chương trình
Mỗi sự kiện đều có nội dung chính hay chủ đề riêng để thúc đẩy quá trình thiết lập, đối tượng tham gia hay khách hàng và các phương pháp tiếp thị cho sự kiện. Ý tưởng và chủ đề là linh hồn của buổi sự kiện đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải tìm hiểu kỹ tính chất và hiểu rõ về mục đích của buổi hội nghị, hội thảo để đưa ra ý tưởng, chủ đề độc đáo tránh sự rập khuôn và nhàm chán. Vì vậy, hiện nay những dịch vụ từ những nhà hàng tổ chức hội nghị luôn cập nhật những ý tưởng mới mẻ, có thể hỗ trợ bạn trong việc tiến hành tổ chức sự kiện thành công hoàn hảo nhất với ý tưởng của bạn. Nổi bật nhất là Gala Center – Trung tâm hội nghị Tân bình luôn tạo sự đa dạng, mới mẻ trong ý tưởng trang trí buổi hội nghị cho khách hàng của mình.
Tìm kiếm đội ngũ lên ý tưởng trang trí buổi hội nghị của bạn là điều cần thiết.
Hiện nay có khá nhiều hình thức tổ chức hội thảo tùy thuộc vào mục đích chính của sự kiện. Trong đó có 5 hình thức hội thảo phổ biến sau:
- Hội thảo khoa học
- Workshop
- Hội thảo du học
- Tập huấn
- Hội thảo chuyên đề-chuyên môn.
Tìm kiếm địa điểm thích hợp
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức là một việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị và phụ thuộc nhiều vào quy mô của sự kiện. Quy mô của sự kiện thường tùy thuộc vào số lượng khách, địa vị xã hội của khách tham gia (quý tộc hay chính trị gia) và những hoạt động diễn ra suốt sự kiện, đối với các cuộc triển lãm thì yêu cầu có một không gian phòng trưng bày phù hợp.
Lựa chọn địa điểm lí tưởng cho buổi hội nghị là yếu tố vô cùng quan trọng
Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất. Tuy nhiên, chỉ tồn tại một vài địa điểm có thể phục vụ trọn vẹn từ dịch vụ đến trang thiết bị và cũng được khách hàng đánh giá rất cao, điển hình nhất là Gala Center – Trung tâm hội nghị quận Tân Bình, nơi luôn hỗ trợ tạo sự thành công cho hầu hết các hội nghị.
Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, nhân vật chủ chốt
Đây là một công đoạn rất quan trọng, một diễn giả hay sẽ làm cho buổi hội nghị, hội thảo lôi cuốn, ấn tượng và hấp dẫn cùng với sự xuất hiện của các nhân vật chủ chốt tất cả sẽ tạo được sự tin tưởng, uy tín cho chương trình.
Bàn bạc, làm việc với diễn giả giúp tạo sự suôn sẻ cho buổi hội nghị.
Làm việc với diễn giả và bài thuyết trình của họ trước khi diễn ra hội thảo và thông báo lại với họ tiến trình, thời gian cũng như số lượng người tham gia. Kiểm tra lại những yêu cầu đặc biệt từ diễn giả ví dụ như máy chiếu, thêm mic để dùng trong việc tương tác với khán giả…
Quảng bá truyền thông cho sự kiện
Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Bởi vì số lượng người đến với sự kiện phụ thuộc vào sức mạnh của hoạt động truyền thông. Hơn nữa, cân nhắc thời gian truyền thông buổi lễ phù hợp, không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Hiện nay, có rất nhiều phương thức quảng bá sự kiện như đăng bài quảng cáo lên các trang mạng xã hội như facebook, báo chí hoặc TV để nhiều người có thể biết đến sự kiện của bạn.
Tổng hợp các trang mạng xã hội giúp thúc đẩy độ phổ biến của hội nghị.
Bên cạnh đó, các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo. Hơn nữa, nếu bạn tổ chức tại các trung tâm hội nghị Tân Bình, bạn có thể thương lượng với bên tổ chức hỗ trợ trong việc quảng bá hội nghị của bạn bằng cách treo banner ở nơi bạn tổ chức sự kiện. Có thể nó sẽ mang lại kết quả tuyệt vời cho bạn.
Trên đây là những kinh nghiệm cụ thể để đảm bảo hội thảo diễn ra suôn sẻ nhất. Tuy nhiên, để tự tổ chức một hội nghị là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo nhiều loại hình dịch vụ khác nhau ở trung tâm hội nghị, tiệc cưới Gala Center tại quận Tân Bình. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn chuẩn bị và tổ chức hội thảo thành công, đưa đến những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.
>>>Xem thêm: Tổ chức hội nghị cùng với Gala Center.
