Việc lựa chọn trung tâm hội nghị phù hợp là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công của sự kiện. Đây cũng là việc đầu tiên trong checklist cần hoàn thành để thực hiện sự kiện của bạn. Việc tìm địa điểm tổ chức hội nghị sẽ ảnh hưởng đến ngân sách và các hoạt động khác. Vì vậy, điều quan trọng là phải chọn được một địa điểm phù hợp. Trong bài viết sau đây sẽ chỉ ra 7 điều cần cân nhắc khi tìm kiếm trung tâm tổ chức hội nghị tại TPHCM.
Ngân sách
Điểm mấu chốt khi lên kế hoạch cho hội nghị chính là ngân sách. Tất cả những hạng mục đều phải dựa vào ngân sách cho sự kiện ấy được phân bổ như thế nào. Và việc tìm một trung tâm tổ chức hội nghị sẽ chiếm phần lớn ngân sách của bạn. Nếu bạn tìm thấy một địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp, bạn có thể linh hoạt các ngày trong tuần để có thể được giảm giá thay vì chọn những ngày cuối tuần.
Cần cân nhắc chi phí khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị
Vị trí
Chọn một địa điểm thuận tiện, gần trung tâm giúp hội nghị của bạn có nhiều người tham dự hơn. Bên cạnh đó, cần quan tâm đến bãi đậu xe và dịch vụ giữ xe để khách mời có thể đậu xe một cách thoải mái và an toàn. Giao thông tại địa điểm tổ chức hội nghị có thể liên kết dễ dàng với các phương tiện giao thông công cộng, đường vào sân bay, khách sạn lân cận.
Công suất
Phòng tổ chức hội nghị cần đảm bảo người tham dự có chỗ ngồi thoải mái, cũng như có đủ không gian thư giãn, trò chuyện trong giờ giải lao. Nếu hội nghị của bạn là một sự kiện cần ghi chép thì nên chọn cách sắp xếp bàn ghế hoặc ghế gấp liền bàn để khách mời có thể ghi chép, sử dụng máy tính,…
Trung tâm hội nghị Riverside Palace Quận 4
Các thiết bị kỹ thuật
Chọn một địa điểm có tất cả các thiết bị kỹ thuật để hỗ trợ cho chương trình hội thảo của bạn như hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, lối đi riêng,… Đặc biệt đối với những sự kiện phát trực tuyến, cần có mạng tốc độ cao để đường truyền không bị gián đoạn. Do đó, bạn cần kiểm tra thật kỹ càng những yếu tố trên để phục vụ tốt nhất cho hội nghị.
Nhân sự
Bạn sẽ phải sắp xếp, chuẩn bị rất nhiều cho một chương trình hội nghị sắp diễn ra. Vì vậy, hãy đảm bảo địa điểm tổ chức có thể hỗ trợ bạn về nhân viên phục vụ và bảo vệ. Ngoài ra, cần có người hỗ trợ kỹ thuật của địa điểm tổ chức hội nghị để khi xảy ra các vấn đề về âm thanh, ánh sáng, đường truyền thì có thể khắc phục nhanh chóng.
Không gian
Một yếu tố quan trọng không kém chính là bạn cần xem xét bố cục không gian có phù hợp với tính chất sự kiện bạn sắp tổ chức hay không? Xem xét về phong cách của địa điểm, màu sắc chủ đạo, cách bố trí sân khấu,… Nếu một hội nghị cần có sự trang trọng thì địa điểm phải phù hợp với yếu tố đó như trung tâm tiệc cưới. Còn đối với những hội nghị cần không gian thoải mái thì bạn phải lựa chọn không gian ngoài trời, quán cà phê,…
Nếu bạn dự định tổ chức một hội nghị lớn hoặc nhiều ngày, bạn sẽ cần các loại không gian khác nhau. Cách bạn chọn không gian cho các cuộc họp, triển lãm, sự kiện có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện ấy. Một số địa điểm tổ chức hội nghị có thể linh hoạt sắp xếp để thay đổi một không gian lớn thành những không gian nhỏ hơn hoặc ngược lại tuỳ theo nhu cầu của khách hàng.
Không gian hội nghị có thể linh hoạt sắp xếp lớn hoặc nhỏ tuỳ nhu cầu của khách hàng
Nơi ở cho khách mời
Nếu sự kiện của bạn diễn ra trong suốt một ngày hoặc nhiều ngày, bạn nên chọn một địa điểm tổ chức hội nghị có chỗ ở tại chỗ. Bằng cách đó, các khách mời, đại biểu có thể thư giãn vào cuối ngày mà không cần phải di chuyển đến nơi khác.
Lời kết
Với những kinh nghiệm thực tế rút ra từ những chương trình hội nghị, chúng tôi hy vọng bạn có thể sớm tìm được một trung tâm hội nghị phù hợp. Việc tìm địa điểm cần nhiều thời gian, so sánh nhiều địa điểm với nhau để tìm được nơi tốt nhất. Do đó, bạn cần lên kế hoạch và triển khai càng sớm càng tốt nhé!
>>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức hội nghị, sự kiện cao cấp tại TPHCM
