5 bước xác định Địa điểm tổ chức sự kiện cơ bản không nên bỏ qua

Bạn đang có ý tưởng tổ chức một sự kiện nhằm truyền đạt, truyền tải những điều mà mình đã, đang và sẽ xảy ra? Hay chỉ đơn giản là bạn muốn tổ chức hội nghị công việc được sếp giao. Nhưng đối với những yêu cầu sếp đưa ra, bạn hoang mang, lo lắng không biết bắt đầu từ đâu để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Vậy thì còn chần chừ gì nữa mà không lấy giấy bút ra và “note” lại những bước sau đây nhé!

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện luôn là câu hỏi gây phiền não?

Xác định nội dung/ Mục đích tổ chức - “Miếng trầu là đầu câu chuyện”

Trước khi tổ chức một sự kiện, điều kiện tiên quyết bạn cần làm là phải xác định được nội dung hay mục đích của sự kiện được tổ chức là gì? Đây là bước vô cùng quan trọng, sự kiện của bạn có thành công hay thất bại thường chủ yếu phụ thuộc vào bước làm này.

Chỉ khi xác định được mục đích sự kiện thì mới tiến hành được các bước tiếp theo

Nếu bạn không thể xác định “rõ ràng” được nội dung hay mục đích của sự kiện mà bạn muốn tổ chức thì sẽ rất khó để làm “bước đệm” xác định những việc cần làm tiếp theo tạo nên một sự kiện hoàn hảo.

Ngân sách - Đầu tư cho sự kiện bao nhiêu là hợp lý?

Ngân sách chính là khoảng tiền đầu tư mà ban tổ chức sự kiện bỏ ra để “launching” sự kiện được yêu cầu. “Ngân sách” thường được xem là tiêu chí mà người ta đề cập đầu tiên khi xem xét để tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, trong danh sách này nó lại nằm ở bước thứ hai vì càng quan trọng hơn cả vấn đề “tiền bạc” chính là những giá trị cốt lõi, lý do sự kiện được tổ chức muốn truyền tải.

Nếu có thể xác định rõ ràng, cụ thể chi phí khả thi ngay từ đầu thì sẽ đỡ mất công cho những bước sau này vì vấn đề tiền bạc khá là “nhạy cảm”. Thường thấy, đa số các sự kiện sau khi được tổ chức đều có khả năng vượt qua ra khỏi ngân sách kỳ vọng khá cao.

Hình thức tổ chức như thế nào là thể hiện sự hấp dẫn?

Sau khi đã xác định được rõ ràng mục đích, ngân sách tổ chức thì những bước sau đây sẽ trở nên dễ dàng thực hiện hơn và có thể linh động thay đổi, biến chuyển cho phù hợp theo nhu cầu.

Hình thức tổ chức được phân loại dựa trên vài tiêu chí trọng yếu

Nói về mặt hình thức tổ chức thì tùy theo mục đích mà có thể phân thành một số loại sau đây:

Nên tổ chức theo kiểu tiệc đứng phương Tây hay tiệc ngồi truyền thống?
Sự kiện nên được tổ chức trong sảnh hay được tổ chức ở khu vực ngoài trời?
Có nên phân loại theo trường phái ẩm thực như đây là tiệc chay hay tiệc mặn?
...

Quy mô tổ chức sự kiện

Quy mô nhìn chung được hiểu là số lượng người giới hạn để tổ chức sự kiện, những người có khả năng tham gia hay là còn có thể hiểu là diện tích địa điểm tổ chức có đủ rộng hay chưa? Có phù hợp với các “biến” như nội dung, hình thức hay ngân sách bữa tiệc hay chưa?...

Thành phần khách mời tham dự

“Khách mời” ở đây chính là nói đến những đặc tính, đặc điểm chung của những đối tượng đến sự kiện để chúng ta dựa vào đó để đưa ra những yêu cầu cần thỏa mãn cho nơi tổ chức sự kiện.

Yêu cầu cần thỏa mãn của sự kiện chủ yếu đến từ thành phần khách mời

Khách mời chủ yếu thuộc loại tôn giáo nào? Xu hướng, khẩu vị ẩm thực ra sao để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp? Sau khi đã xem xét được những điều kiện này, bạn sẽ thu hẹp lại những lựa chọn phù hợp.

Nhìn chung, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện HCM luôn có nhiều tiêu chí bạn vẫn cần cân nhắc để đưa ra lựa chọn phù hợp. Trên đây chính là gợi ý về những bước để thu hẹp dần cỡ mẫu của sự kiện cần tổ chức. Lưu ý là để cho ra kết quả chính xác, có hiệu quả thì đối với mỗi tiêu chí, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng, định hình các tiêu chuẩn thật rõ ràng, cụ thể. Chúc bạn sớm tìm được địa điểm tổ chức thành công.